A organização é um dos princípios da Administração e um dos maiores desafios de gestores para o desenvolvimento da gestão eficiente e da governança corporativa. Enquanto conselheiro consultivo e nas mentorias para a estruturação dos processos organizacionais, constato a organização enquanto grande gargalo a ser superado. Antes de aprofundar sobre a organização dos processos, é fundamental entendermos o processo da auto-organização, pois sem antes organizarmos os próprios processos, será muito difícil a organização dos processos da empresa. Quem deseja menos stress e decisões mais assertivas, deve priorizar o tema organização para alcançar maior qualidade e produtividade, tanto na vida pessoal quanto na gestão de empreendimento.

Desorganização pessoal. A realidade diária traz elementos de dispersão e, muitas vezes, não conseguimos administrar todas as questões. São assuntos de pequena relevância que absorvem o tempo, quase sempre, desviando o foco das decisões prioritárias. A desorganização é um enorme gargalo quando analisamos os detalhes da rotina diária e percebemos que muitas horas foram utilizadas em rotinas dispensáveis, como por exemplo: excesso de verificação de mensagens no Whatsapp, verificação demorada das mídias sociais, reuniões sem pauta definida, informações desatualizadas e acumuladas na mesa de trabalho ou mesmo no armazenamento digital em computadores e celulares, etc. A desorganização é a causa de muitos conflitos entre gestores e também na vida pessoal. A falta de informações e a cultura do improviso geram desperdícios de tempo, perdas financeiras, desmotivação e em casos mais críticos, doenças emocionais. Insegurança, medo, sentimento de impotência travam o desempenho e com a acumulação por períodos maiores, acaba gerando doenças mais graves, desde insônia, gastrites, depressão e outros problemas, gerados pelos ambientes degradados. Além dessas questões, destaca-se 3 pontos fundamentais para a superação da desorganização pessoal:

1. Tempo: A falta de gestão do tempo é um grande desafio, pois leva a atrasos, retrabalho e projetos não concluídos no prazo.
2. Priorização: A falta de habilidade para priorizar tarefas pode resultar em esforços desperdiçados em atividades de baixo valor, enquanto tarefas críticas são negligenciadas.
3. Comunicação: A falta de comunicação clara e eficiente entre os membros da equipe pode levar a mal-entendidos, conflitos e falta de alinhamento nos objetivos.

Auto-organização. A auto-organização eficaz é o autogerenciamento das atividades com organização e disciplina, aumentando a produtividade em todos os campos de atuação, viabilizando o cumprimento do propósito. Investir na auto-organização é a decisão mais inteligente para a governança corporativa com êxito e alcance de resultados. Quem não cuida da organização dos processos pessoais, normalmente tem muita dificuldade para cuidar dos processos organizacionais.

Desorganização nos processos. Quando analisamos os processos e rotinas administrativas nas empresas, se percebe o quanto a falta de organização atrapalha o desempenho do negócio. As pessoas ficam desorientadas e há muito retrabalho para alcançar os objetivos e especialmente atender bem o cliente, objetivo primordial de qualquer organização. Os 9 principais pontos a serem observados para a organização e a melhoria dos processos, são:

1. Falta de padronização: A ausência de procedimentos e padrões consistentes pode levar a inconsistências na qualidade do trabalho e na eficiência dos processos.
2. Falta de automação: Muitas empresas ainda dependem de processos manuais, o que pode ser demorado, propenso a erros e ineficiente.
3. Resistência à mudança: A introdução de novos processos pode ser encontrada com resistência por parte dos colaboradores, o que dificulta a adoção e a implementação eficaz das mudanças.
4. Cultura organizacional desalinhada: Quando a cultura da empresa não valoriza a organização pessoal e a eficiência nos processos, é difícil promover mudanças nesses aspectos.
5. Exemplo: Gestores que não dão o exemplo em termos de organização pessoal e eficiência nos processos podem dificultar a adesão dos membros da equipe a esses princípios.
6. Sistemas desatualizados: A dependência de sistemas obsoletos pode limitar a capacidade da empresa em gerenciar eficazmente seus processos e informações.
7. Falta de treinamento em tecnologia: A falta de habilidades e treinamento adequados em ferramentas tecnológicas pode impedir a utilização eficiente de recursos disponíveis.
8. Monitoramento: A ausência de sistemas de monitoramento e avaliação de desempenho pode tornar difícil identificar problemas de desorganização pessoal e ineficiência nos processos.
9. Feedback inadequado: A falta de comunicação regular e feedback construtivo pode impedir que os colaboradores melhorem suas habilidades de organização e desempenho.

Conselho. Para superar esses desafios, as empresas precisam adotar uma abordagem holística que envolva a gestão, colaboradores e especialmente a visão estratégica do conselheiro para a priorização do tema organização no dia a dia das operações. O processo inclui o investimento em treinamento e desenvolvimento, estabelecer padrões e processos claros, promover uma cultura de comunicação aberta e incentivar a automação sempre que possível. A organização pessoal também deve ser incentivada e recompensada como parte da cultura da empresa. Superar esses desafios pode levar tempo, mas é essencial para melhorar a eficiência, a produtividade e o sucesso geral da organização.

Questionamento. Qual o nível da sua organização pessoal para o desenvolvimento dos processos?

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MsC Adelino Denk

CRA 1766