#6 Planejamento e Execução

Quando desafiamos as pessoas a realizar algo ou cumprir determinada tarefa, é comum a execução sem planejamento ou de modo muito superficial. Na maioria das vezes, há preocupação com os prazos e, assim, fazer o mais rápido possível para entregar o resultado.

Dificuldade. Em muitas dinâmicas de treinamento, aprendizagem ou mesmo quando se desafia um grupo de pessoas, a tendência é a execução pela execução. O planejamento fica em segundo plano. Quando as equipes são desafiadas para entregar um pequeno produto num determinado prazo, se preocupam em fazê-lo da forma mais objetiva para entregá-lo. Ao examinarmos as especificações e detalhes não cumpridos, as pessoas reconhecem a falta de planejamento para a organização dos processos e procedimentos que garantam a qualidade. Se proporcionada nova oportunidade com tempo específico para planejar, sempre temos um desempenho superior. Este pequeno exemplo demonstra como a maioria das pessoas e dos gestores tendem para a execução imediata das atividades sem pensar muito e planejar como o objetivo deve ser alcançado da forma mais eficiente.

Mentalidade. A palavra planejamento indica que devemos desenvolver uma atividade antes de executar, porém esta atividade não é valorizada suficientemente, pois é uma atividade mental e que a princípio demonstra falta de efetividade. Planejar é a atividade que exige pensar, analisar variáveis, escolher alternativas, otimizar atividades, visando obter o melhor resultado. Dessa forma, exige uma “parada” na atividade de fazer por fazer. O retrabalho e o desperdício é fruto de execução sem planejamento. É ato automático, sem reflexão e que pode levar a grandes perdas. Portanto, a mudança de mentalidade é essencial.

Complexidade. Manter o equilíbrio entre planejamento e a execução na gestão é desafio complexo e exige dedicação dos gestores para alcançar os resultados. Eis alguns dos principais desafios envolvidos nesse processo:

Incerteza e mudanças: O ambiente de negócios é dinâmico e está sujeito a constantes mudanças. Essas mudanças podem afetar o planejamento inicial e exigir adaptações durante a execução. É necessário equilibrar a flexibilidade para lidar com incertezas e, ao mesmo tempo, manter um foco na execução dos planos estabelecidos.

Definição de prioridades: Recursos limitados, como tempo, dinheiro e pessoas, podem dificultar a implementação completa de todos os planos. A gestão deve identificar e priorizar as atividades mais importantes e garantir que os recursos sejam alocados adequadamente para executar essas tarefas essenciais.

Comunicação e alinhamento: É fundamental que o planejamento seja comunicado de maneira clara e eficaz para as equipes responsáveis pela execução. O alinhamento entre as diversas áreas é essencial para garantir que todos estejam trabalhando em direção aos mesmos objetivos e entendam as estratégias definidas.

Monitoramento e controle: A gestão precisa acompanhar de perto o progresso da execução e compará-lo com o planejado. Isso envolve a definição de indicadores-chave de desempenho (KPIs) relevantes, o estabelecimento de sistemas de monitoramento adequados e a implementação de mecanismos de controle para corrigir desvios e garantir que os objetivos sejam alcançados.

Resistência à mudança: Algumas pessoas podem resistir às mudanças propostas pelo planejamento, o que pode afetar a execução dos planos. É necessário gerenciar a resistência à mudança por meio da comunicação assertiva, do envolvimento das partes interessadas e do fornecimento de suporte e recursos adequados para facilitar a transição.

Capacidade de aprendizado e adaptação: O equilíbrio entre planejamento e execução requer uma abordagem de aprendizado contínuo. A gestão deve ser capaz de analisar os resultados da execução, aprender com as experiências passadas e ajustar os planos e estratégias futuras com base nesse aprendizado.

Equilíbrio. Valorizar o planejamento é atitude inteligente, sendo primordial para a gestão inteligente e sustentável (GIS). Para a eficácia na gestão, é de fundamental importância o equilíbrio entre planejamento (antes) e execução (depois), pois quando se planeja muito sem a execução, pode ocorrer a procrastinação e gerar dúvidas quanto ao melhor caminho, e por sua vez, na execução devemos ter a disciplina para cumprir o planejado, atentos as transformações ao longo do processo (flexibilidade inteligente).

Flexibilidade. Em síntese, manter o equilíbrio entre planejamento e execução requer habilidades de gestão eficazes para lidar com incertezas, prioridades, comunicação, monitoramento, resistência à mudança e aprendizado contínuo. A flexibilidade e a capacidade de adaptação são essenciais para enfrentar os desafios que surgem ao longo do processo.

Reflexão. Você dedica tempo suficiente para planejar e obter os resultados desejados na execução das atividades, evitando o retrabalho?

MSc Adelino Denk

CRA 1766